Educación financiera
Cómo separar las cuentas personales de las del negocio, paso a paso
Es el primer hábito financiero de cualquier negocio que quiere crecer, y el que más se posterga. Te mostramos cómo hacerlo en una semana, con las cuentas justas y sin complicarte con el efectivo.
Por qué separar (aunque seas un negocio pequeño)
- Sabes si el negocio gana o pierde. Si todo sale de la misma cuenta, nunca sabrás si el mes fue bueno o si simplemente gastaste menos en casa.
- No te descapitalizas sin darte cuenta. El dinero para reponer mercadería deja de terminar en el supermercado.
- Tu declaración es más fácil y más segura. Ante el SRI, tus gastos deducibles deben estar relacionados con la actividad y respaldados. Con cuentas separadas, cada gasto tiene su sitio y tu contador trabaja menos.
- Te prestan más fácil. Un banco o una cooperativa confía más en un negocio con movimientos claros en una cuenta propia.
Las cuentas que necesitas (y ninguna más)
| Cuenta | Qué entra | Qué sale |
|---|---|---|
| Negocio (corriente o ahorros) | Todas las ventas: transferencias, tarjeta, depósitos del efectivo | Proveedores, arriendo, sueldos, servicios, tu sueldo |
| Impuestos y reservas (ahorros) | El IVA cobrado, la reserva para renta e IESS, el fondo de emergencia | Solo pagos al SRI, al IESS o emergencias |
| Personal (la tuya) | Tu sueldo, en fechas fijas | Todo lo de tu casa y tu vida |
Si eres persona natural, puedes abrir la cuenta del negocio a tu nombre y usarla solo para el negocio. Si tienes una sociedad (por ejemplo, una S.A.S.), la cuenta debe estar a nombre de la empresa.
Paso a paso en una semana
- Abre la cuenta del negocio (o elige una de las que ya tienes y declárala "solo negocio").
- Cambia tus datos de cobro: los datos de transferencia que das a tus clientes, tu datáfono o link de pago y tu catálogo deben apuntar a esa cuenta.
- Define tu sueldo y la fecha en que te lo pagas (lee cómo pagarte un sueldo sin descapitalizar tu negocio).
- Abre la cuenta de impuestos y reservas y programa una transferencia semanal (lee el IVA que cobras no es tuyo y fondo de emergencia del negocio).
- Ordena el efectivo (ver abajo).
¿Y el efectivo?
En muchos negocios la mayor parte de las ventas es en efectivo. La clave es que el efectivo también tenga dueño:
- La caja es del negocio. Cuenta lo que hay al abrir y al cerrar el día. Lo que entra de ventas, se queda en la caja.
- Deposita seguido en la cuenta del negocio (diario o cada dos o tres días). Así el dinero queda registrado y seguro.
- Si necesitas sacar efectivo para ti, anótalo como retiro personal. Nunca "lo repongo después" sin anotar.
- Los pagos chicos del negocio (un flete, una reparación) salen de la caja con su comprobante, y se registran como gasto.
Los casos que más confunden
| Situación | Cómo resolverla |
|---|---|
| Uso el mismo celular o carro para la casa y el negocio | Decide un porcentaje razonable para el negocio y págalo desde la cuenta del negocio. Pide la factura a tu RUC. |
| Pagué algo del negocio con mi tarjeta personal | Pide la factura a tu RUC y que el negocio te devuelva ese valor por transferencia. Anótalo. |
| El local está en mi casa | Si pagas arriendo, que salga de la cuenta del negocio. Los servicios, en una proporción razonable. Consulta con tu contador qué es deducible. |
| Un mes no me alcanza y saco más | Es una señal: o tu sueldo está mal calculado o el negocio no da para él. Anótalo como retiro extra y revísalo al cerrar el mes. |
| Le presté plata del negocio a un familiar | Es un préstamo: anótalo con fecha, monto y fecha de devolución. Mejor aún: préstale de tu sueldo, no del negocio. |
La regla de oro: el negocio te paga a ti, y tú no le sacas al negocio. Todo lo que cruce de un lado a otro, que sea una transferencia o un retiro anotado.
Cómo hacerlo con JacoSaaS
- Caja con apertura y cierre: cuentas el efectivo al abrir y al cerrar; el sistema calcula lo esperado y te dice si cuadra, falta o sobra.
- Egresos de caja del negocio o personales: al sacar efectivo eliges si es para el negocio o para ti. Queda anotado y el cierre cuadra.
- Gastos con su tipo: en Gastos cada registro es Del negocio o Personal, con su categoría y forma de pago. El filtro Personal te muestra cuánto te llevaste en el mes.
- Ventas por forma de pago: sabes cuánto entró en efectivo, transferencia y tarjeta, para cuadrarlo con tu banco.
Fuentes
- SRI: Ley de Régimen Tributario Interno, art. 10 (deducciones)
- Contapp: qué gastos puedes sacar con RUC y cuáles con cédula
Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría de un contador.